Scegliere un gestionale (o PMS, acronimo di Property Management System), significa selezionare un software, che sia in grado di semplificare al meglio la gestione della propria struttura ricettiva.
Quali sarebbero i compiti di tale software? Ne possiamo individuare essenzialmente due:
• raccogliere i dati relativi a diversi comparti (settore contabilità e amministrazione, camere, ristorazione);
• rendere semi-automatiche alcune operazioni (prenotazioni, attribuzione delle camere, fatturazione);
Il gestionale diventa l’anima e lo stratega del tuo hotel: basti pensare che tra le sue funzioni, rientrano anche la raccolta, la definizione e l’archiviazione di statistiche fondamentali per il business della tua attività.
Un software di questo tipo, inoltre, è di norma integrato con strumenti propri e/o di terze parti: channel manager, booking engine e così via.
Il Gestionale per Hotel adatto alle tue necessità
Per essere certo di scegliere il gestionale più adatto alle tue necessità, verifica, innanzitutto, che disponga delle giuste integrazioni. Magari il software ha un prezzo vantaggioso e svolge al meglio le sue attività, ma se, per esempio, non è integrato con un channel manager, lo spreco di tempo e denaro è dietro l’angolo.
Tutto ciò, infatti, implica il dover fare tutto a mano nella gestione delle prenotazioni, con un alto rischio di commettere errori di distrazione. Situazioni classiche sono l’overbooking e le camere che restano invendute, malgrado le richieste ricevute. Assicurati, in secondo luogo, che il software che andrai ad acquistare, si possa utilizzare da qualsiasi dispositivo connesso a internet.
Non c’è bisogno di effettuare installazioni, o di acquistare computer o server di particolare potenza.
In qualunque momento hai l’opportunità di accedere al gestionale da qualsiasi device, per esempio il tuo stesso smartphone. In questo modo tutti i dati sono al sicuro e puoi controllare comodamente la situazione nella tua struttura ricettiva.
Scegli, inoltre, un software:
• dal costo ragionevole e trasparente;
• che consenta una presentazione chiara dei dati e un’estrazione delle informazioni più necessarie;
• che preveda un’assistenza disponibile in caso di difficoltà nell’impiego del gestionale.
Il Virgil, il gestionale per hotel che ti aiuta
Per ottimizzare la gestione del tuo piccolo hotel, puoi affidarti a Virgil, il gestionale per Hotel accessibile da pc, tablet e smartphone. Virgil si occupa della gestione del cliente a 360°: usando il gestionale, puoi comunicare con i clienti, creare e-mail con preventivi personalizzati ed elaborare uno storico di ciascun cliente e delle mail scambiate.
La web app, inoltre, provvede alla gestione contabile e documentale, dandoti la possibilità di emettere fatture, ricevute e di generare documenti fiscali dei clienti, a partire dalle prenotazioni.
Virgil gestisce direttamente ogni prenotazione (annullando i rischi di overbooking) e si avvale del channel manager. Ti aiuta, infatti, a promuovere la struttura, mettendo a tua disposizione più di 250 portali OTA.
La app, in questo senso, riceve le prenotazioni derivanti da portali come Booking.com, Expedia e molti altri, aggiornando, poi, questi ultimi, a seconda delle variazioni di prezzo e disponibilità delle sistemazioni.
Virgil ti sostiene anche nell’affinamento delle strategie di prezzo, fornendoti statistiche e report rilevanti.